协同OA搭起异地项目沟通的桥梁

摘要：随着企业快速发展、人员水平参差不齐、工作量增多，每天接触的信息繁杂无序。“提高办公效率”经常是一句空话。因为只靠领导要求、员工自律是很难提升管理水平。

关键词：协同OA

【客户证言】

随着企业快速发展、人员水平参差不齐、工作量增多，每天接触的信息繁杂无序。“提高办公效率”经常是一句空话。因为只靠领导要求、员工自律是很难提升管理水平。正在因此烦恼的时候，致远给我们提供了一个可以清晰展现信息的平台，对信息有效的分类和展现，让我们的员工第一时间了解工作情况、及时处理待办工作。每个企业都有自身的管理要求和规范，但是执行是个大问题。OA系统就是将这些要求和规范切实落地的工具，不再有越级审批、人情审批等因素出现。同时也规范了填写格式，达到统一管理标准。能管控、监督、跟踪整个工作的进展和每个参与人的状态，对特殊发生的情况能进行及时处理。还可以转化成企业宝贵的经验型财富，为日后的成功复制提供了便利的条件。移动办公功能，随时随地办公的方式确为我们带来了很大的帮助。同时，致远OA上线后，也实现了资料电子化，分权限进行查阅、修改、打印、统计，大大节省了时间及人力成本。新闻、讨论等方式，作为宣贯企业文化的工具，与员工建立良好的沟通桥梁、提高了团队凝聚力，提升了员工的归属感。

——北京建工集团总承包第二经理部

【行业介绍】

建筑工程总承包是指从事总承包的企业受业主委托，按照合同约定对工程项目的勘察、设计、采购、施工、试运行（竣工验收）等实行全过程或若干阶段的承包。建筑工程总承包企业对承包工程的质量、安全、工期、造价等全面负责。

【应用需求】

与平行承发包模式相比，采用施工总承包模式，业主的合同管理工作量大大减小，组织和协调工作量大大减小，协调比较容易；但建设周期可能比较长，进度控制难度较大。

1.费用控制

（1）在通过招标选择施工总承包单位时，一般以施工图设计为投标报价的基础，投标人的投标报价较有依据；

（2）在开工前就有较明确的合同价，有利于业主对总造价的早期控制；

（3）若在施工过程中发生设计变更，则可能发生索赔。

2.进度控制

一般要等施工图设计全部结束后，才能进行施工总承包单位的招标，开工日期较迟，建设周期势必较长，对进度控制不利。这是施工总承包模式的最大缺点，限制了其在建设周期紧迫的建设工程项目中的应用。

3.质量控制

建设工程项目质量的好坏在很大程度上取决于施工总承包单位的选择，取决于施工总承包单位的管理水平和技术水平，业主对施工总承包单位的依赖较大。

4.合同管理

业主只需要进行一次招标，与一个施工总承包商签约，招标及合同管理工作量大大减小，对业主有利。

在国内的很多工程实践中，业主为了早日开工，在未完成施工图设计的情况下就进行招标选择施工总承包单位，采用所谓的“费率招标”。“费率招标”实际上是开口合同，对业主方的合同管理和投资控制十分不利。

5.组织与协调

业主只负责对施工总承包单位的管理和组织协调，有利于业主减轻工作量。

【特色应用】

1、登陆门户——彰显企业特色。

协同管理系统可以为公司提供统一的企业文化建设平台。登录背景是可以更换的，将登录背景设置为自己企业的LOGO、企业文化、和企业核心价值等，员工登录系统时就可感受到企业文化，或者在法定节日春节、国庆，或者大型活动期间比如奥运会，我们都可以将背景调换成与主题相关的背景，将企业融入节日的整体氛围中。

2、将空间展示——信息分类推送、应用快速展现。

这是员工每天工作所使用的系统界面，致远协同管理系统页面设计更多考虑使用者日常办公的习惯，更突出人性化设计，让公司的领导和同事可以在很短时间的内适应和掌握系统的操作。

协同管理平台，主要功能就是要将各层级组织包括个人、部门、单位、集团等，各维度包括工作、审批、公文、业务等，各方面包括系统内部、系统外部、异构系统信息，通过协同管理平台的各级门户展示给公司的领导和同事，以提高工作、公文、业务的审批处理速度，为领导决策提供全面、准确的数据支持。

在系统整体界面右上方是空间的栏目，通过空间栏目可以快速的在“个人空间”、“部门空间”、“单位空间”之间进行切换。

首页空间功能是实现将公司每位成员最新的、最为关注的信息进行集中展现的门户，可以快速、准确、全面的获得用户所关注的工作、相关业务、组织最新的动态等信息。

要提升整体组织绩效，基础是要提升公司个人工作绩效。协同管理系统将日常事务中与个人相关的工作、事务、信息都设置到个人空间中，包括“待办事项”、“跟踪事项”、“我的模板”、“关联人员”、“关联系统”等。

公司的公告、新闻、讨论、调查等公共信息在单位空间集中发布展示的每位成员，在任何时间、任何地点都可以感受到企业文化。

空间中的栏目可以根据需要进行个性化的定义，支持图片新闻、图片滚动新闻等多种形式的显示，让公司的空间更丰富、精彩、更吸引人，就像公司的内网平台。

感言——

“随着企业快速发展、人员水平参差不齐、工作量增多，每天接触的信息繁杂无序。“提高办公效率”经常是一句空话。因为只靠领导要求、员工自律是很难提升管理水平。”

“正在因此烦恼的时候，致远给我们提供了一个可以清晰展现信息的平台，对信息有效的分类和展现，让我们的员工第一时间了解工作情况、及时处理待办工作。”

3、表单模板——实现管理制度落地。

每个企业都有自身的管理要求和规范，但是执行是个大问题。致远协同OA系统就是将这些要求和规范切实落地的工具，不再有越级审批、人情审批等因素出现。同时也规范了填写格式，达到统一管理标准。

在公司的运营过程中各级部门与部门之间包含了许多既定的业务处理流程，也包含着大量因事而定的人与人之间的信息沟通与合作。为完成某项目工作，在多个参与者之间，按照某种设定规则，自动传递文档、信息，如何将整个传递过程形成一种可监测、可控制、可交互、可异地执行的群组工作方式，并将这种工作方式固化下来成为基于互联网环境下的现代企业规范化、透明化和高效化管理协同工作方式。

通过协同管理系统的协同工作就可以满足公司对协同工作的管理需求，协同工作是个人、团队、组织之间传递信息和执行组织管理规则的事务处理工具，用它来完成单位、部门事务的发起、处理和管理，并记录事务的发展过程和结果，由人通过流程规则来完成事项的办理，并支持规则的成型和管理。从而规范管理流程，执行组织制度，充分发挥制度优势沉淀管理过程与结果，形成组织知识。

能管控、监督、跟踪整个工作的进展和每个参与人的状态，对特殊发生的情况能进行及时处理。还可以转化成企业宝贵的经验型财富，为日后的成功复制提供了便利的条件。

4、方便快捷的移动应用。

以前领导想出差，但又怕出差，因为外出时会导致处理工作不及时，而造成不必要的损失。

最初在购买前的沟通中，致远展现了移动办公的视频，瞬间就抓住了领导的心，当场决定购买OA系统外增加移动办公的功能。在系统正式上线后，领导对移动办公审批非常依赖，IPAD成为领导随身必带的办公用品。随时随地办公的方式确为我们带来了很大的帮助。

5、文档管理。

“以前，对于各种资料的存档也是我们一直存在的问题之一。不仅存储需要安排专门的人员，对于资料查找、借阅、归还、统计、会议决定执行等都是问题。”

现在我们将所有资料电子化存储到OA系统里，分权限进行查阅、修改、打印、统计，大大节省了时间及人力成本。

6、新闻、讨论——企业内部沟通平台。

对于建筑施工类企业来说，领导与员工、员工之间的沟通互动是最难的。因为他们远处异地他乡，希望能及时了解企业的动态、感受到企业的关怀和温暖，更希望融入到企业这个大家庭中。我们利用新闻、讨论等方式，作为宣贯企业文化的工具，与员工建立良好的沟通桥梁、提高了团队凝聚力，提升了员工的归属感。

【应用总结】

1. 通过致远OA才真正了解到信息化的重要性；

2.初期使用就能带来超出预期的效果，一定要深挖致远OA功能、深化应用，才能为企业带来更多惊喜；

3. 初期建立的流程需要多次实践才能符合实际办公要求，不要怕麻烦，暴风雨过去后才会有晴空；

4. OA成功应用的秘诀就是：不仅领导重视、依赖系统，还要重用认真负责的OA管理人员；

5. 出问题不要紧，一定要给致远打电话，致远的服务值得我们信赖。

责编：fanwei

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